Bisakah Lebih Sedikit Rapat Membalikkan Berhenti dengan Tenang? Penelitian Mengatakan 'Ya'

Tuntutan untuk "tidak ada pertemuan" telah menjadi tawar-menawar bagi karyawan yang mempertimbangkan perubahan pekerjaan, menurut a baru studi dari perusahaan perangkat lunak Otter.ai dan University of North Carolina di Charlotte. Peserta melaporkan memiliki terlalu banyak pertemuan di kalender mereka, yang membuat mereka merasa "kesal" dan "frustrasi."

Dalam berita lain ... air adalah basah.

Rapat internal telah menjadi area yang sulit selama lebih dari satu dekade, tetapi pengaruh yang digunakan oleh karyawan di tengah Pengunduran Diri Massal harus memotivasi para pemimpin untuk memeriksa kembali aspek organisasi mereka. Sebagai pakar tempat kerja dengan beberapa buku dan a TED bicara tentang penyederhanaan, "pertemuan nol" telah menjadi seruan saya selama bertahun-tahun.

IKLAN

Melalui proses meneliti Mengapa Simple Menang, Saya menemukan kompleksitas tempat kerja berasal dari dua sumber: organisasi itu sendiri dan karyawan individu. Kompleksitas organisasi berkaitan dengan peraturan industri, serta jumlah orang, langkah, keputusan, dan titik data yang diperlukan untuk melakukan sesuatu yang berarti di perusahaan Anda. Misalnya, jumlah persetujuan dalam proses perekrutan Anda atau persyaratan kepatuhan untuk mengelola data konsumen di Inggris Raya atau Korea Selatan.

Kompleksitas individu, di sisi lain, mengacu pada birokrasi yang dibuat oleh satu orang atau satu organisasi. Contoh nyata adalah VP yang mengadakan pertemuan mingguan selama lima jam atau unit bisnis dengan keahlian khusus untuk PowerPoint yang berisi lebih dari 200 slide.

Di perusahaan Anda sendiri, rapat dipengaruhi oleh budaya organisasi serta individu yang memimpin dan menghadirinya. Untuk menghilangkan kerumitan dalam rapat yang Anda pimpin atau hadiri, jawab enam pernyataan berikut dengan “Secara konsisten”, “Kadang-kadang”, “Jarang”, atau “Tidak pernah”.

IKLAN

1. Saya menghabiskan 20% atau kurang dari waktu saya setiap minggu untuk rapat/telepon yang tidak produktif.

2. Saya mengoperasikan/mendorong tim saya untuk beroperasi dengan mempertimbangkan penyederhanaan.

3. Rapat yang saya pimpin dimulai dan diakhiri tepat waktu.

4. Rapat di organisasi saya memiliki tujuan dan agenda yang jelas.

5. Hanya orang-orang penting yang diundang ke pertemuan yang saya hadiri.

6. Saya merasa nyaman menolak undangan rapat atau mendelegasikan kehadiran kepada orang lain.

IKLAN

Hitung total Anda dengan menggunakan kartu skor berikut untuk setiap jawaban:

· Secara konsisten = 0

· Terkadang = 1 poin

· Jarang = 2 poin

· Tidak pernah = 3 poin

Jika Anda menghitung 1 hingga 4 poin, cari peluang untuk menyederhanakan rapat di organisasi Anda. Saat ini, aspek kehidupan sehari-hari Anda ini berfungsi, tetapi setidaknya satu jawaban "Tidak Pernah" atau "Jarang" menciptakan kerumitan. Periksa area itu dan perbaiki sekarang untuk menghindari kontaminasi dalam aspek bisnis lainnya.

IKLAN

Jika total Anda adalah 5 hingga 9 poin, rapat di organisasi Anda menunjukkan gejala kerumitan dan jika dibiarkan, kemungkinan akan menyebar ke aspek operasi lainnya. Pertimbangkan untuk segera melakukan audit rapat untuk menentukan rapat mana yang berharga — dan mana yang harus dibuang ke lautan api.

Jika Anda mencetak gol 10 hingga 14 poin, rapat adalah sumber utama kerumitan. Kemungkinan masalahnya melampaui organisasi Anda dan meluas ke seluruh perusahaan. Dengan kompleksitas yang memengaruhi segalanya, mulai dari rapat status dan sesi brainstorming hingga perencanaan dan pengambilan keputusan, perusahaan Anda mungkin terjebak di posisi pertama di berbagai bidang.

Akhirnya, jika Anda menghitung jumlah 15 atau lebih, rapat telah mencapai tingkat kerumitan yang berbahaya. Meskipun sumber daya perusahaan terbuang dengan kecepatan yang mengkhawatirkan, karyawan telah menerima status quo. Orang-orang menyerah pada mentalitas berhenti diam-diam atau mereka secara aktif mencoba menyabotase agen perubahan. Either way, keadaan pertemuan Anda membutuhkan perhatian segera.

IKLAN

Sekarang, bagikan enam pernyataan dan diagnosis dengan tim Anda dan minta mereka untuk menghasilkan kemungkinan alasan mengapa kompleksitas telah membajak rapat — dan tawarkan ide untuk penyederhanaan. Jadwalkan sesi untuk membahas alasan dan solusi, yang harus direkam di papan tulis.

Setelah memperdebatkan kelayakan solusi, ambil suara tentang tiga yang akan segera diterapkan — dan lakukan. Contoh solusi mungkin termasuk "membatasi rapat hingga delapan atau kurang peserta" atau "setiap undangan rapat harus menyertakan agenda" dan "berkomitmen pada hari Jumat bebas rapat". Untuk mencegah kembalinya bisnis seperti biasa, pertimbangkan untuk membuat mantra pertemuan dengan harapan ini dan bagikan ke seluruh perusahaan.

Jika Anda perlu memvalidasi pendekatan baru ini untuk bisnis yang lebih besar, sertakan pengingat bahwa rapat itu mahal. Mengurangi atau menghilangkan rapat yang tidak perlu tidak hanya akan meningkatkan moral karyawan dan meningkatkan retensi, tetapi juga membantu organisasi memangkas biaya secara drastis. Untuk perusahaan dengan 100 karyawan, penghematannya sekitar $2.5 juta per tahun dan untuk perusahaan dengan 5000 karyawan, angkanya meningkat menjadi lebih dari $100 juta.

IKLAN

Memeriksa bagaimana rapat dilakukan di organisasi Anda — dan menghilangkan rapat yang sudah tidak berguna lagi — dapat membantu mempertahankan karyawan dan mengarahkan bisnis ke produktivitas yang lebih tinggi. Dorong tim Anda untuk menolak rapat apa pun tanpa tujuan, pembuat keputusan, atau agenda yang jelas dan berikan penghargaan kepada karyawan yang secara konsisten menunjukkan keberanian di bidang ini. Lanjutkan mempertanyakan rapat baru dan merampingkan rapat saat ini dan Anda akan menyaksikan perubahan dari berhenti diam-diam dan menuju cara kerja yang lebih cerdas dan sederhana.