Untuk Nada Komunikasi yang Efektif (Kejutan!) Paling Penting: 5 Strategi Untuk Efektivitas

Anda tahu komunikasi sangat penting untuk kredibilitas dan keefektifan Anda, tetapi seperti banyak hal dalam beberapa tahun terakhir, kepentingannya telah meningkat dan sifatnya telah berubah. Dengan kerja hibrid dan jarak jauh, jarak menciptakan kebutuhan untuk berkomunikasi dengan cara baru dan dengan penekanan lebih besar pada penulisan dan pendekatan asinkron.

Menariknya, komunikasi berkontribusi terhadap kesehatan mental, inklusivitas, kepercayaan diri, retensi dan budaya. Dan satu elemen komunikasi menonjol: nada. Bagaimana pesan Anda dibingkai dan bagaimana hal itu dirasakan oleh penerima dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan Anda dan kesuksesan mereka.

Komunikasi Mengurangi Jarak

Peluang baru untuk bekerja jauh dari kantor, dari lokasi terpencil dan dari kejauhan telah menyoroti dampak komunikasi. Menurut data baru dari Grammarly dan Poll Harris, 82% pekerja berpengetahuan mengatakan bahwa bekerja dari jarak jauh meningkatkan kebutuhan untuk menjadi komunikator yang lebih baik.

Selain itu, orang-orang berjuang untuk tetap terhubung dengan rekan kerja dan 45% karyawan mengatakan hubungan pribadi mereka terganggu akibat kerja hybrid. Pengalaman ini bervariasi menurut generasi, dengan 59% Gen Z, 48% Milenial, 45% Gen X, dan 28% Generasi Baby Boom mengatakan hal yang sama.

Sepenuhnya 62% pekerja mengatakan keterampilan komunikasi yang lebih baik diperlukan untuk memelihara keragaman dan inklusi. Hal ini terutama berlaku untuk 75% pekerja yang mengidentifikasi dirinya sebagai neurodivergen—yang melaporkan bahwa komunikasi yang tidak efektif merupakan penghalang untuk inklusi sementara hanya 64% responden neurotipikal yang setuju. Dan 77% dari mereka yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua (ESL) melaporkan komunikasi yang tidak efektif menjadi penghalang dibandingkan dengan 68% dari mereka yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa utama mereka.

Tetapi komunikasi yang baik juga menciptakan pengalaman kerja yang positif dengan 52% pekerja mengatakan bahwa komunikasi asinkron membuat pekerjaan mereka lebih fleksibel, 42% melaporkan bahwa mereka lebih produktif dan 34% mengatakan bahwa mereka merasakan inklusi yang lebih besar. Selain itu, komunikasi yang efektif dipandang sebagai alasan peningkatan kepuasan kerja bagi 56% responden dan peningkatan hubungan dengan rekan kerja bagi 54%.

Nada dan Keyakinan

Ada banyak faktor dalam komunikasi yang efektif—mulai dari konten dan nada hingga empati, mode, dan platform—tetapi nada tampaknya sangat penting. Faktanya, 53% pekerja berpengetahuan mengatakan nada lebih penting daripada isi komunikasi. Tetapi 71% mengalami kesulitan dalam memilih kata yang tepat untuk menghindari menyinggung perasaan orang lain dan 56% merasa tidak yakin menemukan nada yang tepat untuk komunikasi mereka.

Nada memiliki pengaruh yang signifikan terhadap seberapa baik orang bekerja sama. Jika komunikasi memiliki nada positif,

• 62% merespons lebih cepat
• 57% lebih responsif terhadap permintaan di masa mendatang
• 48% mengatasi masalah atau melakukan pekerjaan dengan kualitas yang lebih tinggi
• Dan 59% menganggap pengirim lebih positif

Bagi mereka yang berada di kantor berbeda di AS, atau di kantor berbeda di luar AS atau yang sepenuhnya jauh, masing-masing persentase ini meningkat antara 3% dan 11%.

Menciptakan Nada yang Tepat

Menemukan nada yang tepat adalah proses yang rumit dan perpaduan yang baik dari berbagai elemen komunikasi. Inilah cara mendapatkan keseimbangan yang benar.

#1 – Jadilah Seperti Bisnis tetapi Ramah

Salah satu cara pertama untuk menemukan nada yang tepat adalah dengan bersikap seperti bisnis, tetapi juga ramah. Anda harus mengasah pendekatan ini untuk budaya dan peran Anda, tetapi secara umum, orang lebih menghargai salam daripada menyelam langsung ke konten Anda. Dan komentar seperti "Saya harap Anda baik-baik saja" atau a pengakuan singkat tentang cuaca atau musim dapat memberikan landasan positif untuk pertukaran bisnis.

Anda pasti ingin singkat, dan terutama menggunakan taktik ini dalam pesan pertama yang membuka subjek. Tapi kemudian Anda ingin fokus pada bisnis yang ada tanpa terlalu formal. Bandingkan komunikasi terbaik Anda dengan pakaian kasual bisnis di mana Anda tidak muncul dengan celana olahraga, tetapi Anda juga tidak mengenakan setelan tiga potong. Anda berfokus pada hasil yang perlu Anda capai tetapi dengan suara yang positif.

#2 – Percaya Diri tapi Tidak Sombong

Dalam komunikasi Anda, Anda akan menjadi paling efektif ketika Anda menyeimbangkan kepercayaan diri dengan kerendahan hati. Perjelas dan miliki sudut pandang, tetapi juga mintalah masukan jika perlu. Dengan nada bicara Anda, beri tahu pengirim bahwa Anda memiliki perspektif Anda sendiri, tetapi juga menghargai perspektif mereka, mengetahui bahwa Anda tidak memiliki semua jawaban.

#3 – Bersikap Ringkas tapi Tidak Curt

Anda pasti ingin langsung ke intinya dalam komunikasi bisnis Anda, tetapi hindari bersikap pendek atau kasar. Sediakan konteks dan jangan menganggap orang mengetahui latar belakang komunikasi Anda—kecuali jika Anda yakin mereka mengetahuinya. Edit komunikasi Anda sebelum mengirim sehingga Anda memberikan detail yang cukup tanpa membuat pembaca kewalahan.

Perjelas juga tentang apa yang Anda minta. Pertimbangkan untuk langsung ke intinya di awal komunike Anda dan kemudian berikan lebih banyak detail atau latar belakang di bagian akhir pesan.

Terkadang apa yang tidak Anda sertakan sama pentingnya dengan apa yang Anda lakukan—jadi selektiflah dengan apa yang Anda katakan dan sertakan elemen konten yang paling penting. Selain itu, jangan terlalu sering menggunakan kata-kata tertulis. Jika surat resmi akan memakan waktu lebih dari lima menit untuk dibaca, termasuk lebih dari lima poin atau membutuhkan lebih dari lima tembakan, mungkin lebih baik sebagai panggilan cepat atau pertukaran verbal.

#4 – Jadilah Menarik tapi Tidak Emosional

Ketika Anda merasa bergairah tentang suatu subjek atau jika Anda marah atau frustrasi, berhati-hatilah dengan tanggapan Anda. Anda pasti ingin meyakinkan dalam mengajukan kasus untuk sesuatu ketika situasinya benar, tetapi hindari bersikap defensif, emosional atau marah dalam nada Anda. Jika Anda merasa sangat terbebani, Anda dapat mempertimbangkan untuk menunggu beberapa jam sebelum mengirim atau bahkan tidur di atasnya sebelum Anda meluncurkan catatan Anda.

#5 – Jadilah Otentik tapi Tidak Lalai

Yang terpenting, Anda ingin menjadi diri sendiri dalam komunikasi Anda—pada saat yang sama Anda memperhatikan apa yang paling berdampak bagi penerima komunikasi Anda. Untuk seseorang yang sangat didorong oleh data, Anda pasti ingin menunjukkan buktinya, atau untuk seseorang yang lebih sensitif, Anda mungkin menggunakan kalimat tambahan untuk pemanasan. Tapi jangan berlebihan, dan lakukan pastikan Anda bersikap autentik. Pertimbangkan bagaimana komunikasi Anda akan diterima dan bagaimana penerima paling suka mendengar dan paling memahami informasi.

Itu adalah Keajaiban

Komunikasi yang hebat dapat membangun hubungan dan tingkatkan kredibilitas Anda, tetapi Anda menghadapi banyak hambatan. Anda menggunakan kata yang ditafsirkan orang lain secara negatif. Anda menginginkan nada yang salah dibaca oleh penerima. Anda menunda tanggapan Anda, dan kolega Anda membuat asumsi yang salah tentang mengapa Anda melakukannya. Dan dengan komunikasi tertulis, Anda tidak memiliki semua petunjuk dan isyarat non-verbal. Ini sedikit keajaiban bahwa kami dapat berkomunikasi sama sekali ketika Anda merenungkan hambatannya.

Tapi intensionalitas membantu. Ketika Anda meluangkan waktu untuk berkomunikasi dengan baik, mempertimbangkan audiens Anda dan juga membaca ulang dan mengedit, Anda akan menuai manfaatnya.

Selain itu, ketika Anda adalah penerima komunikasi, Anda juga dapat memberikan keuntungan dari keraguan kepada pengirim—dengan mengetahui hambatannya, Anda dapat melihat melampaui kata-kata literal dan mendengarkan niat positif.

Niat Tidak Sama Dengan Dampak

Anda pernah mendengar bahwa niat tidak memiliki dampak yang sama dan itu terutama berlaku untuk komunikasi tertulis, komunikasi asinkron, dan komunikasi jarak jauh. Tetapi upaya itu sangat berharga sehingga Anda dapat membangun hubungan, mengembangkan kredibilitas Anda, dan berhasil dengan gemilang dalam pekerjaan Anda.