Google Baru Meluncurkan Simplicity Sprint. Inilah Versi DIY Anda

Pada akhir Juli, Google mengumumkan Sprint Kesederhanaan pertamanya, yang bertujuan untuk "hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat". Menurut CEO Sundar Pichai, Simplicity Sprints akan melibatkan karyawan tentang bekerja dengan peningkatan kejelasan dan efisiensi; mengidentifikasi gundukan kecepatan mana yang dapat dihilangkan untuk hasil yang lebih baik dan lebih cepat; dan bagaimana mengambil pendekatan kewirausahaan untuk menghilangkan pemborosan.

Kebanyakan dari kita tidak menyederhanakan pekerjaan kita sendiri karena kita tidak tahu harus mulai dari mana. Apa yang harus Anda sederhanakan terlebih dahulu? Dan bagaimana Anda meluangkan waktu untuk melakukannya? Juga, bagaimana Anda tahu apa itu birokrasi perusahaan vs. pekerjaan yang boleh Anda modifikasi?

Saya mengajukan pertanyaan yang sama satu dekade yang lalu ketika saya mulai mewawancarai orang-orang di seluruh dunia untuk mengetahui apa yang terjadi Mengapa Simple Menang. Yang mengejutkan, saya menemukan sangat sedikit solusi untuk kompleksitas tempat kerja. Selain metodologi perangkat lunak Agile dan Lean Six Sigma — identik dengan produsen besar di tahun 90-an — organisasi tidak memiliki banyak pilihan untuk menyederhanakan.

Saat ini, Anda tidak memerlukan pasukan manajer proyek atau konsultan mahal untuk menyederhanakan hari kerja Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah keinginan untuk membuat perubahan — dan kemauan untuk mencoba sprint DIY di bawah ini.

1. Sederhanakan formulir/dokumen/laporan apa pun yang membutuhkan lebih dari 30 menit atau tiga karyawan. Dokumen, formulir, atau laporan mana yang menghabiskan waktu untuk organisasi Anda? Apakah Anda tahu jika ada tim lain yang menduplikasi upaya atau data yang sama? Temukan peluang langsung untuk menyederhanakan dengan membuat daftar setiap formulir/dokumen/laporan yang membutuhkan waktu lebih dari 30 menit atau membutuhkan lebih dari tiga anggota tim untuk menyelesaikannya.

Dari sini, putuskan tugas mana yang dapat disederhanakan, dijeda, atau dihilangkan. Jika Anda memerlukan dukungan dari seseorang yang lebih tinggi, gunakan bahasa berbasis solusi untuk membingkai permintaan Anda (yaitu, "perubahan ini akan memungkinkan tim kami untuk mencurahkan X jumlah jam mingguan untuk sasaran strategis seperti Y atau Z"). Jika tidak ada yang melewatkan tugas pada kuartal berikutnya dan tidak ada dampak negatif, ambil tindakan untuk menghapusnya selamanya.

2. Dorong dan beri penghargaan kepada karyawan yang menciptakan solusi yang menyederhanakan proses yang membuat frustrasi atau tugas yang memakan waktu. Saat karyawan kami membuat solusi, itu pertanda bahwa suatu proses atau sistem memperlambat alur kerja mereka. Dengan asumsi tidak ada kesehatan atau keselamatan seseorang yang berisiko, saya penggemar berat solusi. Mereka ada di persimpangan penyederhanaan dan inovasi sebagai peluang untuk memberdayakan anggota tim dan meningkatkan produktivitas organisasi.

Untuk mulai menghilangkan kemacetan dan memberi penghargaan kepada mereka yang menyederhanakan bisnis Anda, mengumumkan kontes bulanan untuk solusi yang paling efektif. Undang orang dari setiap area dan tingkat perusahaan Anda — dan hapus nama/unit peserta dari pengiriman untuk menghindari bias dari juri. Kriteria untuk "paling efektif" akan bervariasi menurut industri dan ukuran organisasi Anda, tetapi pastikan hadiah untuk solusi benar-benar akan memotivasi karyawan Anda.

3. Selenggarakan sesi penyederhanaan mingguan atau bulanan. Undang karyawan dan pimpinan untuk bersiap mengidentifikasi satu tugas, rapat, atau proses yang tidak perlu rumit atau mubazir. Tujuannya adalah untuk menghilangkan, mengalihdayakan, atau menyederhanakan sebanyak mungkin tugas-tugas ini selama sesi. Pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan ini di lokasi sebagai happy hour jam 4 sore — bir dan makanan ringan gratis cenderung mendorong partisipasi — atau jadwalkan di jam emas untuk tim terdistribusi Anda.

Setiap organisasi menginginkan kinerja yang lebih baik. Dan kesederhanaan adalah jalan Anda ke depan. Dimulai dengan tiga taktik di atas, Anda dapat mulai menghilangkan kerumitan dan menciptakan ruang untuk pekerjaan yang lebih bermakna. Anda tidak hanya dapat melakukan sprint ini secara virtual, tatap muka atau hybrid, Anda juga dapat menukarnya dengan rapat atau laporan yang tidak produktif yang Anda dan tim Anda hilangkan.