Abu-abu Adalah Warna Yang Ingin Anda Hindari

Dalam manajemen proyek, punggung dan putih adalah teman Anda – abu-abu keruh bukan. Sebagai manajer proyek, Anda ingin menangani informasi yang jelas dan terverifikasi, bukan asumsi. Ketika asumsi dibuat dan tidak divalidasi, kesalahan dibuat, jadwal tertunda, dan proyek gagal.

Asumsi adalah hal yang berbahaya untuk dibuat, dan seperti semua hal yang berbahaya untuk dibuat — bom, misalnya, atau kue stroberi — jika Anda membuat kesalahan terkecil sekalipun, Anda dapat menemukan diri Anda dalam masalah besar. Membuat asumsi berarti memercayai hal-hal dengan cara tertentu dengan sedikit atau tanpa bukti yang menunjukkan bahwa Anda benar, dan Anda dapat langsung melihat bagaimana hal ini dapat menyebabkan masalah yang mengerikan. Misalnya, suatu pagi Anda mungkin bangun dan membuat asumsi bahwa tempat tidur Anda berada di tempat yang sama seperti biasanya, meskipun Anda tidak memiliki bukti nyata bahwa ini benar. Tetapi ketika Anda bangun dari tempat tidur Anda, Anda mungkin menemukan bahwa itu telah melayang ke laut, dan sekarang Anda akan berada dalam masalah yang mengerikan semua karena asumsi yang salah yang telah Anda buat. Anda dapat melihat bahwa lebih baik tidak membuat terlalu banyak asumsi, terutama di pagi hari.”

Sniket Lemon,
Akademi Keras

Sebagai Lemony Snicket dari Serangkaian Acara Disayangkan menyatakan, asumsi berbahaya. Jarang berdasarkan fakta, asumsi didasarkan pada perspektif pribadi – bukan kenyataan. Bayangkan bagaimana hal ini dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk mengelola tim jika Anda – dan orang lain – membuat asumsi sehubungan dengan sesuatu yang integral seperti penyelesaian tugas. 

Metode Keberhasilan Proyek menggunakan manajer aktivitas untuk memastikan bahwa setiap tugas diselesaikan. Selama sesi perencanaan untuk proyek apa pun, penting untuk membuat struktur rincian kerja – daftar semua aktivitas proyek dari semua hal yang dapat dipikirkan tim Anda saat ini. Saat ini penting di sini karena jarang tim terbaik akan menangkap setiap tugas yang harus diselesaikan di awal proyek. Kegiatan tidak akan berada dalam urutan tertentu, karena pengurutan belum akan terjadi. Mereka juga belum tentu memiliki pemilik atau durasi. Ini benar-benar hanya akan menjadi daftar kegiatan.

Tugas-tugas ini tidak bisa tetap tanpa pemilik. Setiap tugas harus diberi pemilik—yaitu, manajer aktivitas— satu orang per aktivitas. Manajer aktivitas setuju untuk memastikan pekerjaan selesai. Ini adalah orang yang melihat ke manajer proyek dan berkata, “Itu tugas saya. Saya akan memastikan itu terjadi.” Ini tidak berarti mereka telah setuju untuk melakukan pekerjaan fisik itu sendiri, hanya saja mereka setuju untuk menjadi satu-satunya titik kontak mengenai aktivitas tersebut. Konsep titik kontak tunggal sangat penting, karena mengurangi kebingungan dan menambah kejelasan tentang siapa yang memiliki tugas.

Dalam pekerjaan proyek, hitam dan putih adalah teman Anda—abu-abu adalah musuh Anda. Apa pun yang abu-abu dan ambigu akan digunakan untuk melawan Anda di pengadilan manajemen proyek. Asumsi menciptakan harapan yang dibangun tidak lebih dari apa kamu pikirkan adalah kenyataan, bukan apa yang sebenarnya is realitas. Manajemen proyek yang sukses tidak beroperasi di abu-abu – hitam dan putih sangat penting untuk kesuksesan Anda. Apa pun yang abu-abu dan ambigu akan digunakan untuk melawan Anda di pengadilan manajemen proyek.