Apakah 'Chief Simplification Officer' Judul Anda Berikutnya?

Perusahaan susu Islandia Siggi's adalah merek terbaru untuk menciptakan peran Chief Simplification Officer (CSO). Dan sementara pengumuman itu mungkin merupakan aksi PR yang apik, daftar pekerjaan itu memuji pergeseran budaya perusahaan menuju kesederhanaan sebagai "berakar pada gagasan kebebasan dan fleksibilitas."

Meningkatnya kebutuhan CSO telah dianut oleh perusahaan kecantikan terbesar di dunia L'Oreal, perusahaan rintisan teknologi seperti CodeXTeam dan IAIAO — dan berbagai perusahaan besar di antaranya. Melalui proses penelitian dan penulisan Mengapa Simple Menang, Saya mewawancarai lebih dari 100 pemimpin di seluruh dunia, termasuk beberapa OMS, dan menemukan taktik umum yang digunakan oleh penyederhanaan paling efektif dalam kepemimpinan.

Jika Anda berada di posisi senior dan menemukan diri Anda dalam perjuangan melawan kompleksitas, jelajahi langkah-langkah penyederhanaan di bawah ini. Mereka dapat memberikan kerangka kerja untuk penyederhanaan dalam lingkup Anda saat ini…dan memberi Anda pengalaman dunia nyata menuju peran masa depan sebagai CSO.

1. Mengartikulasikan visi sederhana. Penyederhanaan lebih mungkin terjadi ketika orang lain berinvestasi dalam tujuan Anda, jadi undanglah rekan kerja dan karyawan untuk mempertimbangkannya. Contoh pertanyaan survei dapat mencakup: “Dalam satu kalimat, apa arti penyederhanaan bagi kami?” Dan “bagaimana cara kerja yang lebih sederhana dapat memengaruhi organisasi kami atau bisnis secara keseluruhan?” Dan "tugas mana dari tim Anda yang ingin Anda tunda demi penyederhanaan?" Gabungkan wawasan semua orang untuk pertanyaan seperti ini — dan berikan penghargaan jika Anda membagikan visi di seluruh perusahaan.

2. Sederhanakan strategi Anda. Seperti tukang kebun ahli, penyederhana menyadari bahwa membersihkan kelebihan akan menghasilkan panen yang lebih kuat. Di organisasi Anda sendiri, kalibrasi ulang pendekatan Anda terhadap perencanaan strategis dengan menerapkan pola pikir yang lebih sederhana. Jangan menambahkan taktik, sasaran, produk, atau program tambahan apa pun kecuali ada yang secara bersamaan dihapus dari rencana Anda yang sudah ada. Dengan menahan garis, Anda mengirim pesan publik tentang apa yang diwakili oleh penyederhanaan (dan komitmen Anda untuk itu).

3. Berlangganan subsidiaritas. Mendorong pengambilan keputusan ke tingkat serendah mungkin dikenal sebagai prinsip subsidiaritas. Sekelompok manajer di Merck Canada memutuskan untuk menerapkan konsep ini. Secara kolektif, mereka setuju untuk berhenti membuat keputusan yang sudah diberi wewenang oleh bawahan langsung mereka. Secara keseluruhan, orang-orang membuat keputusan yang cerdas dan melaporkan bahwa mereka merasa lebih memiliki atas hasilnya. Lebih baik lagi, segelintir karyawan yang berkinerja buruk mulai mengubah perilaku mereka begitu mereka dimintai pertanggungjawaban publik atas keputusan. Dan hasil terbaik dari semuanya? Para manajer itu benar-benar mendapati diri mereka memiliki beberapa jam waktu luang yang baru setiap bulan.

Di organisasi Anda sendiri, tugaskan setiap bawahan langsung Anda untuk membuat tiga keputusan bulan ini yang biasanya melibatkan masukan atau persetujuan Anda. Pertanyaan seperti “Haruskah saya mengundang Priya ke pertemuan tinjauan bisnis mingguan?” atau “Dapatkah saya membuka posisi untuk direktur komunikasi baru?” seharusnya tidak lagi diarahkan ke arah Anda. Sebulan dari sekarang, kumpulkan tim Anda dan cari tahu keputusan apa yang mereka buat dan jenis keputusan lain apa yang akan mereka buat sendiri bulan depan. Setelah orang terbiasa dengan pengambilan keputusan, tingkatkan jumlah pilihan bulanan yang mereka buat menjadi lima, 10, dan akhirnya 20.

4. Ratakan hierarki Anda. Seiring pertumbuhan perusahaan, lapisan manajemen ditambahkan — dan pengambil keputusan menjadi tersingkir dari kenyataan di lapangan. Akhirnya ide bagus, dan bahkan penemuan yang mengganggu industri seperti iPhone, berisiko diabaikan atau terlambat dipasarkan. Untuk mengidentifikasi peluang perampingan bagan organisasi Anda, pertimbangkan peran setiap orang dalam struktur pelaporan yang ada. Apakah Anda melihat adanya redundansi? Apakah orang-orang itu tertutup? Bandingkan struktur pelaporan Anda dengan norma industri: Bisakah Anda meningkatkan rentang kendali untuk peran tertentu? Jawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan serius dan dengan tujuan menghilangkan lapisan.

5. Tetapkan metrik yang jelas. Dari mengurangi lapisan manajemen hingga meningkatkan retensi karyawan, metrik yang tepat akan mendukung tujuan penyederhanaan Anda dan mendorong perubahan perilaku. Metrik sampel dapat berkisar dari "penurunan jumlah lapisan persetujuan untuk perekrutan" dan "jumlah jam bulanan yang dihemat dari pengambilan keputusan anak perusahaan" hingga "jumlah langkah yang dihapus dari proses pengembangan produk kami". Jangan ragu untuk membuat metrik Anda sendiri, selama metrik tersebut menguntungkan unit bisnis Anda dan perusahaan.

Sebelum memutuskan sasaran Anda untuk setiap metrik, pastikan untuk menentukan tempat awalnya — garis dasar Anda — sehingga Anda dapat melihat seberapa jauh Anda telah mencapai beberapa bulan dari sekarang. Dengan setiap metrik, hitung di mana keadaan saat ini dan di mana Anda ingin mereka berada. Misalnya, jika saat ini Anda menghabiskan tujuh jam sebulan untuk menyetujui, menandatangani, atau meninjau keputusan orang, maka 7 adalah dasar Anda. Sekarang tetapkan tujuan untuk setiap metrik yang berada di antara realistis dan aspiratif.

Terakhir, mintalah beberapa manajer tepercaya untuk memindai metrik yang Anda usulkan untuk mengetahui konsekuensi yang tidak diinginkan. Misalnya, jika Anda ingin melacak "jumlah penghematan biaya yang dihasilkan dari rapat yang dihilangkan", pastikan metrik tersebut tidak mendorong orang untuk secara membabi buta menghilangkan rapat sebanyak mungkin. Mungkin ada ngerumpi harian yang mencegah redundansi dan meningkatkan alur kerja. Menghilangkan rapat yang berharga seperti ini dapat mengakibatkan biaya organisasi, jadi komunikasikan tujuan dan metrik Anda. Pertimbangkan untuk menyesuaikan metrik apa pun (yaitu, melacak penghematan biaya dengan menghilangkan panjang pertemuan) dengan potensi efek samping negatif.

Kepala petugas penyederhanaan menjadikan misi mereka untuk memastikan bahwa setiap anggota tim dapat menavigasi hari kerja mereka dengan sesedikit mungkin kerumitan. Apakah perusahaan Anda terdiri dari 100 ribu karyawan atau beberapa lusin, taktik di atas dirancang untuk menjadikan kesederhanaan sebagai kebiasaan di setiap level. Dengan memposisikan kesederhanaan sebagai etos organisasi Anda — dan menambahkan metrik yang memotivasi orang — hal ini dapat mendorong perubahan positif dalam pengambilan keputusan, struktur pelaporan, dan keterlibatan karyawan.